Note de frais
Dans la vie quotidienne des entreprises françaises, qu'il s'agisse d'une PME de province, d'une startup parisienne ou d'un grand groupe industriel, les dépenses engagées par les salariés pour le compte de leur employeur forment un flux financier permanent et souvent sous-estimé. Ces dépenses, remboursées via ce que l'on appelle les notes de frais, obéissent à un cadre juridique, fiscal et comptable précis que tout dirigeant, comptable ou gestionnaire se doit de maîtriser. Entre les exigences du Code général des impôts, les recommandations de l'Autorité des normes comptables (ANC) et la jurisprudence des tribunaux administratifs, le traitement de la note de frais constitue un exercice technique à part entière, dont les erreurs peuvent coûter cher lors d'un contrôle fiscal.
Une note de frais est un document établi par un salarié (ou un dirigeant) pour obtenir le remboursement de dépenses professionnelles qu'il a engagées sur ses fonds personnels dans l'intérêt de l'entreprise. Elle se distingue fondamentalement d'une facture : c'est un document interne, produit par le bénéficiaire lui-même, qui recense et justifie les sommes avancées.
Sur le plan juridique, la note de frais n'a pas de définition légale unique. Son existence et ses modalités découlent d'un faisceau de textes : le Code du travail (art. L. 1221-1 pour le contrat de travail), le Code général des impôts (CGI) pour le régime fiscal, et le Code de commerce pour les obligations de justification comptable.
La dépense remboursée peut être de nature très variée : transport (train, avion, carburant, taxi, covoiturage), hébergement, repas d'affaires, frais de télétravail, achat de fournitures, parking, péages, etc. La liste n'est pas limitative, mais chaque catégorie répond à ses propres règles de plafonnement et de justification.
Le droit français reconnaît deux grandes modalités de prise en charge des frais professionnels :
Dans les deux cas, le traitement comptable diffère, même si la finalité économique est identique : couvrir une dépense professionnelle engagée par un individu physique pour le compte de la personne morale.
Pour qu'une dépense remboursée via une note de frais soit déductible du résultat imposable de l'entreprise, elle doit satisfaire aux conditions générales de déductibilité des charges posées par l'article 39 du CGI. Ces conditions sont au nombre de quatre :
L'administration fiscale est particulièrement vigilante sur le critère d'intérêt de l'exploitation. Un repas entre collègues sans objet professionnel démontrable, un hébergement de luxe disproportionné par rapport aux usages du secteur, ou un voyage mêlant tourisme et déplacement professionnel peuvent être partiellement ou totalement réintégrés au résultat imposable lors d'un contrôle.
Du côté social, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales à condition de respecter les limites fixées par l'Urssaf. Ces limites sont révisées chaque année et publiées sous forme de barèmes (barème des indemnités kilométriques, plafonds des frais de repas, etc.).
Au-delà de ces seuils, le surplus est réintégré dans l'assiette des cotisations et soumis à l'impôt sur le revenu du bénéficiaire. L'entreprise, de son côté, doit déclarer ces excédents sur la DADS ou la DSN.
| Type de frais | Mode de prise en charge | Plafond d'exonération URSSAF 2024 (ordre de grandeur) |
|---|---|---|
| Repas en déplacement (hors domicile) | Forfait ou réel | ~21,10 € par repas |
| Repas pris sur le lieu de travail | Forfait | ~7,40 € par repas |
| Hébergement + petit-déjeuner (Paris) | Forfait ou réel | ~120 €/nuit |
| Indemnité kilométrique (véhicule 5 CV) | Barème fiscal kilométrique | Barème publié par arrêté annuel |
| Frais de télétravail (allocation forfaitaire) | Forfait journalier | ~2,60 €/jour (max. ~57,20 €/mois) |
Ces montants sont donnés à titre indicatif et doivent être vérifiés chaque année via les circulaires Urssaf en vigueur.
Certaines catégories de dépenses font l'objet d'un traitement particulier ou d'une exclusion de principe :
La note de frais n'est pas une pièce justificative en soi : elle est le document de synthèse que le salarié remplit. Les pièces justificatives sont les documents originaux qui prouvent la réalité de la dépense. Il s'agit en pratique de :
La facture doit comporter, pour être fiscalement valide : la date, le nom et l'adresse du fournisseur, le numéro de SIREN ou TVA intracommunautaire le cas échéant, la désignation précise du bien ou service, le montant HT, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Pour les achats inférieurs à 150 € TTC, une facture simplifiée est admise.
Depuis 2019, la loi française reconnaît la valeur probante des copies numériques de documents papier à condition qu'elles respectent le référentiel de numérisation fidèle défini par la norme NF Z42-026. Concrètement, une photo de ticket de caisse prise avec un smartphone peut valablement remplacer l'original papier si la copie numérique est horodatée, intègre (non altérée) et lisible.
Ce régime, précisé par l'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales, soulage considérablement la gestion administrative des notes de frais dans les entreprises qui ont recours à des logiciels spécialisés (Expensya, N2F, Spendesk, SAP Concur, etc.) certifiés conformes à ce référentiel.
En matière comptable et fiscale, les pièces justificatives des notes de frais doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (art. L. 123-22 du Code de commerce). Sur le plan fiscal, le délai de reprise de l'administration est en principe de 3 ans (délai normal) mais peut être porté à 10 ans en cas de fraude. La prudence commande donc de conserver l'ensemble des justificatifs sur la durée maximale.
En France, la comptabilité des entreprises est régie par le Plan comptable général (PCG), dont la version en vigueur est celle approuvée par le règlement ANC n° 2014-03 du 5 juin 2014 et ses mises à jour successives. Les frais remboursés aux salariés via des notes de frais s'enregistrent dans des comptes de la classe 6 (charges), dont le choix dépend de la nature de la dépense.
| Numéro de compte PCG | Intitulé | Exemples de dépenses |
|---|---|---|
625 100 | Voyages et déplacements | Billets d'avion, train, taxi, indemnités kilométriques |
625 200 | Frais de mission | Hébergement, repas en déplacement |
625 300 | Réceptions | Repas d'affaires, événements clients |
606 400 | Fournitures administratives | Achats de fournitures de bureau remboursés |
613 200 | Locations immobilières (bureau) | Frais de coworking ponctuels, locations de salle |
641 xx | Salaires et traitements | Uniquement si remboursement intégré à la paie (rare) |
Lorsqu'un salarié est remboursé de ses frais, l'écriture comptable type se présente comme suit, en supposant que l'entreprise récupère la TVA sur la dépense :
Hypothèse : repas de 120 € TTC (TVA 10 % = ~10,91 €) remboursé au salarié.
Débit 625 300 Réceptions : 109,09 €
Débit 445 660 TVA déductible sur autres biens et services : 10,91 €
Crédit 421 000 Personnel, rémunérations dues : 120,00 €
Lors du paiement effectif au salarié :
Débit 421 000 Personnel : 120,00 €
Crédit 512 000 Banque : 120,00 €
Lorsque le remboursement est effectué via virement bancaire séparé du salaire, ce schéma s'applique directement. Lorsqu'il est intégré au bulletin de paie, le compte 421 000 est crédité en même temps que le salaire net, et l'ensemble est soldé lors du virement de la paie.
L'un des enjeux majeurs de la gestion comptable des notes de frais est la récupération de la TVA. Toutes les dépenses ne donnent pas droit à déduction de TVA ; les règles sont strictes et différenciées :
La maîtrise de ces règles évite à la fois des redressements fiscaux (récupération indue de TVA) et des pertes de trésorerie (non-récupération de TVA récupérable).
Le PCG impose le principe de rattachement des charges à l'exercice au cours duquel elles ont été engagées (principe d'indépendance des exercices). Une note de frais correspondant à un déplacement de décembre doit être comptabilisée sur l'exercice de décembre, même si elle n'est validée et remboursée qu'en janvier de l'exercice suivant.
En pratique, les services comptables procèdent à l'inventaire des notes de frais en attente à la date de clôture et enregistrent une charge à payer au crédit du compte 408 000 (Fournisseurs, factures non parvenues) ou 428 000 (Personnel, charges à payer). Cette provision est soldée lors du remboursement effectif en début d'exercice suivant.